Byg personaledagen op omkring én fælles aktivitet, og læg den mellem det korte oplæg og frokosten. Så bryder den siddende arbejde, før trætheden sætter ind, og frokosten bliver en pause i stedet for endnu et punkt på dagsordenen. Resten af dagen får du til at hænge sammen ved at holde oplægget kort, lade frokosten fylde nok og afslutte med fri tid, hvor ingen skal præsentere noget. Guiden tager dig igennem det i trin og viser et eksempel på en tidsplan.
Første trin: afgør, hvad dagen skal kunne
Skriv ét formål ned. Skal holdet lære hinanden bedre at kende, skal et strategipunkt afklares, eller skal der bare siges tak? Hvis formålet er flere ting på én gang, risikerer dagen at ende som et møde med udsigt. Vælg hovedformålet, og lad resten være bonus.
Tænk også over rammen. Ifølge Skatteforvaltningens juridiske vejledning er et firmaarrangement som en skovtur ikke skattepligtigt for medarbejderne, hvis det er af rimeligt omfang og varighed. I vurderingen kan man inddrage, om arrangementet er enkeltstående, hvor længe det varer, udgiftsniveauet, hvem der deltager, og hvor det afholdes. Guiden vurderer ikke jeres konkrete arrangement. Er du i tvivl, så spørg revisoren eller Skatteforvaltningen, inden du booker.
Andet trin: kortlæg gruppen
Forskellige ønsker er normen. Nogle vil gerne bevæge sig, andre vil helst tale, og nogle kan ikke gå langt eller stå længe. Spørg tidligt og kort:
- Er der noget, der gør en aktivitet svær, fx mobilitet, højdeskræk eller vand?
- Er der allergier eller kostønsker, som køkkenet skal kende?
- Er der kolleger, der ikke drikker alkohol, fx chauffører, gravide eller af andre grunde?
- Skal nogen hjem på et bestemt tidspunkt?
Lav en aktivitet med valgfri dybde: en fælles ramme, hvor man kan deltage aktivt eller støtte fra sidelinjen uden at skille sig ud.
Tredje trin: sæt dagens led i rækkefølge
Tænk dagen i fem led: ankomst, oplæg, aktivitet, frokost og fri tid. Ankomsten skal have luft til kaffe og forsinkede tog. Oplægget skal have ét tema, ikke en hel dagsorden. Aktiviteten er dagens midte, og frokosten er hvilepunktet. Den fri tid ligger til sidst og må gerne være uden program.
Fjerde trin: placér aktiviteten, hvor den bryder mest
Aktiviteten skal ikke ligge sidst som pynt. Så har gruppen allerede siddet stille hele dagen, og de, der er trætte, dropper den. Lægger du den lige efter oplægget, bryder den både oplæg og strategi, og gruppen får noget at tale om til frokost. Er der behov for et tungere strategiafsnit, så del det i to korte blokke, én før og én efter aktiviteten eller frokosten, i stedet for én lang blok.
Hvad der passer bedst, afhænger af gruppen og vejret. Hvis en aktivitet er udendørs, skal du have en indendørs variant klar.
Femte trin: vælg aktivitet og udbyder
Hvis du bruger en udbyder af teambuilding eller underholdning, så spørg om:
- hvad der er med i prisen, og hvad der kommer oveni, fx udstyr, instruktør og oprydning
- hvor mange deltagere aktiviteten er bygget til, og hvad der sker, hvis nogen melder fra
- hvordan den fungerer i regn og blæst, og hvad udbyderen gør, hvis vejret ikke egner sig
- om nogen kan deltage på halv kraft
Typiske faldgruber er en aktivitet, der er for lang, for konkurrencepræget eller bygget til en gruppe af en anden størrelse. Prisen afhænger af gruppens størrelse, varighed og sted, så få et samlet tilbud skriftligt, og sammenlign det med dit budget.
Sjette trin: frokost, drikkevarer og transport
Bestil frokosten, så den passer til gruppen, og giv spisestedet deltagernes behov i god tid. Ifølge Fødevarestyrelsen er det obligatorisk at oplyse om indhold af allergene ingredienser i fødevarer, og for mad serveret på spisestedet kan oplysningerne gives mundtligt. Spørg derfor aktivt, og lad ikke de berørte gætte. Hvordan du vælger spisested efter vejr og årstid, står i guiden om spisested med udsigt.
Planlæg alkoholfrie valg som en rigtig del af menuen. Se guiden om drikkevarer til selskab og udflugt.
Skal gruppen med toget, så læs DSB’s side om billetter til større grupper. Er man 30 personer eller flere, der skal rejse sammen med DSB, skal billetterne bookes ad flere omgange. Alle skal have pladsbillet, hvis DSB booker, og billetterne kan købes to måneder i forvejen. Er I færre end 30, kan billetterne ifølge samme side købes direkte i DSB’s app eller på dsb.dk. DSB skriver også, at begrebet gruppebilletter ikke længere findes. Hvis dagen går over sundet, finder du sammenligningen af tog, bil og cykel i guiden om at komme over sundet. Hvis nogen tager cyklen med, så bed dem tjekke den før afgang.
Eksempel på en tidsplan
Eksempel (opdigtet): Eksemplet er sitets eget, og tallene er fiktive. Det forudsætter en gruppe på 24 kolleger, der tager toget til kysten.
| Tidspunkt | Led | Bemærkning |
|---|---|---|
| 10.00 | Ankomst og kaffe | Luft til forsinkede og til at finde ro |
| 10.30 | Kort oplæg | Ét tema, tid til spørgsmål |
| 11.15 | Fælles aktivitet | Valgfri dybde, indendørs variant klar |
| 12.30 | Frokost | Allergier meldt, alkoholfrie valg på bordet |
| 14.00 | Fri tid | Gåtur, kaffe eller bare at sidde |
| 15.30 | Samling og hjemtur | Tid til forsinkelser |
Har I brug for mere tid til strategi, kan en kort anden blok ligge lige efter frokost, så den fri tid begynder lidt senere.
Syvende trin: plan B og tjek
Beslut dagen før, hvad der sker ved regn, og hvem der tager beslutningen. Gå så tjeklisten til din dagstur igennem. Den rummer blandt andet vejr og plan B, bord, transport og tøj. Metoden til at bygge hele dagen baglæns fra hjemturen står i guiden om at planlægge en dagstur.
Det her dækker guiden ikke
Guiden angiver ikke priser, kapaciteter eller anbefalinger af bestemte udbydere, og åbningstider og vilkår skal du selv tjekke hos stederne. Den vurderer ikke, om jeres arrangement er skattefrit. Spørg revisor eller Skatteforvaltningen, hvis I er i tvivl. Spørgsmål om arbejdstid, arbejdsmiljø og aftaler med medarbejdere hører under virksomhedens ledelse, HR eller en arbejdsgiverorganisation. Er der deltagere med alvorlig allergi eller særlige behov, så tal direkte med dem og med spisestedet. Mere om emnet finder du på siden Selskab, børn og hund.
